Сергей Миронов на встрече с Президентом предложил присвоить статус ветерана добровольцам Донбасса

«Вы в начале года дали поручение проработать вопрос о том, чтобы народная милиция ЛНР, ДНР, которая воюет с мая 2014 года, — им также был дан статус ветерана боевых действий и все соответствующие социальные льготы. Но есть еще категория добровольцев. И я подготовил на ваше имя письмо, потом передам. Я вас прошу также не забыть, что некоторые не входили в состав народной милиции ЛНР, ДНР, но воевали с мая 2014 года», — отметил Сергей Миронов Миронов
Сергей Михайлович Депутат Государственной Думы избран в составе федерального списка кандидатов, выдвинутого Социалистической политической партией «СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ – ПАТРИОТЫ – ЗА ПРАВДУ» на встрече. 

Руководитель фракции также поблагодарил Президента за его постоянное внимание к вопросам демографии. «Все решения, которые принимаются в стране [в этой области], — это всегда была ваша инициатива, потому что народосбережение — вы прекрасно понимаете, какова здесь роль», — добавил Сергей Миронов. 

Он также озвучил Владимиру Путину ряд инициатив фракции «Справедливая Россия — За правду».

«Я хочу обратиться к вам с просьбой от огромного количества многодетных семей подумать: может быть, следующий, 2024-й, год объявить годом многодетной семьи, — предложил Сергей Миронов Владимиру Путину. — Дело в том, что именно многодетная семья, когда нормой станут три человека, — это будет то, что нам нужно. Потому что даже материнский капитал сейчас стимулирует рождение первого ребенка». 

Кроме того, руководитель фракции предложил увеличить размер материнского капитала: оставить ту же сумму, которая сейчас дается за рождение первого ребенка, за второго сделать больше — где‑то около миллиона — и чуть больше миллиона за третьего. «Потому что именно третий ребенок в семье, как мы понимаем, дает прибавку [к росту населения]», — считает Сергей Миронов.

 

Также парламентарий предложил выделить единовременную социальную помощь семьям, где воспитываются восемь и более детей. «У нас, оказывается, в стране всего лишь 5959 семей имеют восемь и более детей: либо родных, либо усыновленных — менее 6 тыс. семей на всю Россию. Я думаю, что, если бы, допустим, два минимальных размера оплаты труда одному из родителей — такую социальную единовременную помощь выдавать, — это было бы очень правильно и полезно», — полагает Сергей Миронов. 

Говоря о специальной военной операции, руководитель фракции предложил за счет федеральных средств субсидировать передачу одной посылки в месяц от семей, чьи близкие сейчас находятся в зоне СВО. 

«И еще одна просьба, тоже связанная со специальной военной операцией. Сейчас, когда боец ранен и находится на излечении, родственникам, которые приезжают к нему навестить его в госпитале, дорога до этого места, где [он] находится на излечении, оплачивается Министерством обороны. Но это речь о военнослужащих, а вот добровольцы, которые сейчас воюют, — у них такой категории нет.

Я тоже подготовил для вас письмо и прошу его рассмотреть», — также рассказал Сергей Миронов. 

В завершение руководитель фракции предложил Президенту заморозить на один год цены на ЖКХ для жителей Запорожской и Херсонской областей на уровне, что был до повышения 1 декабря. 

Владимир Путин поблагодарил Сергея Миронова за предложения.

Отправка приглашений в приложении «Календарь» на iPhone

В приложении «Календарь»  можно отправлять приглашения на встречи и мероприятия. iCloud, Microsoft Exchange и некоторые серверы CalDAV также позволяют отправлять приглашения на встречи. (Не все серверы календарей поддерживают каждую из функций.)

Прежде чем начать

Прежде чем Вы сможете пригласить пользователей для участия в событии, которое Вы добавили, Вам необходимо убедиться, что Ваши учетные записи календарей включены.

• Откройте «Настройки»  > «Календарь» > «Учетные записи», затем выберите учетную запись.

• Убедитесь, что параметр «Календарь» включен.

  Подробную информацию о добавлении календарей см. в разделе Настройка нескольких календарей на iPhone.

Приглашение других пользователей на событие

Вы можете пригласить пользователей для участия в событии, которое Вы добавили.

1. Коснитесь события, затем коснитесь кнопки «Правка» в верхней части экрана.

2. Коснитесь «Участники».

3. Введите имена или адреса электронной почты людей, которых хотите пригласить, либо коснитесь , чтобы выбрать контакты.

4. По завершении коснитесь «Готово».

Если Вы не хотите получать уведомления о том, что кто-либо отклонил приглашение, откройте «Настройки»  > «Календарь» и выключите параметр «Показ отказов участника».

Примечание. В Microsoft Exchange и некоторых других серверах обмена Вы можете пригласить пользователей для участия в событии, даже если событие организовали не Вы.

Проверка занятости участников

1. Коснитесь события, затем коснитесь кнопки «Правка» в верхней части экрана.

2. Добавьте участников в событие, затем коснитесь кнопки «Готово».

3. Коснитесь «Проверить доступность», чтобы просмотреть, когда участники заняты или свободны.

   Примечание. Параметр «Проверить доступность» отображается, только если Ваше событие добавлено в календарь, позволяющий отслеживать часы занятости пользователей, например CalDAV.

4. Можно выполнить поиск даты и времени, когда большинство участников или все участники будут свободны. Для этого выполните любое из указанных ниже действий.

   • Просмотр другого дня. Касайтесь стрелок в верхней части экрана.

   • Просмотр ближайшего времени, когда все участники будут свободны. Коснитесь «Следующее свободное время» в нижней части экрана.

5. Коснитесь свободного времени, подходящего для события, затем коснитесь кнопки «Готово».

Как создать событие, не блокируя время в расписании

Вы можете добавить событие в календарь так, чтобы время его проведения не отображалось как занятое в Вашем расписании для тех, кто присылает Вам приглашения.

1. Коснитесь события, а затем — «Править».

2. Коснитесь «Статус», а затем — «Свободен».

Быстрая отправка электронных писем участникам

Вы можете отправить электронное письмо участникам события, например, чтобы поделиться сведениями о событии.

1. Коснитесь события с участниками.

2. Коснитесь «Участники», затем коснитесь кнопки .

См. такжеОтвет на приглашение в приложении «Календарь» на iPhone

Статусная встреча: 9 лучших практик [+ Бесплатные шаблоны]

Одной из ваших основных обязанностей по управлению проектами является контроль их сроков. Это может быть довольно сложно сделать, если ваша команда общается только один на один. Регулярные совещания по статусу намного эффективнее показывают, на каком этапе находится ваша команда на всех этапах проекта. Читайте дальше, чтобы узнать о целях статусных совещаний и найти несколько советов и приемов, как улучшить свои.

• Что такое статусная встреча?
• 9лучшие практики для статусного собрания
• Цель статусного собрания
• Бесплатные шаблоны повестки дня для статусного собрания

Что такое статусное собрание?

Совещания по статусу – это онлайновые или личные встречи команды, на которых вы обсуждаете последние обновления по конкретному проекту. Обычно вы проводите статусные встречи с членами вашей команды, но вы также можете проводить их с клиентами.

Хорошая встреча по обновлению статуса может помочь вашей команде ответить на вопросы или преодолеть препятствия. Это также может помочь каждому чувствовать себя более мотивированным для выполнения отличной работы точно в срок.

Проведение восхитительных совещаний по статусу

Хорошо организованное совещание может способствовать общению и сотрудничеству, включая повестку дня, в которую может внести свой вклад вся команда. Попробуйте использовать такой инструмент, как Fellow!

9 рекомендаций по проведению статусных совещаний

Ниже приведены 9 способов улучшить статусные совещания.

• Определите цель и задачи
• Попросите свою команду подготовиться
• Сделайте ее эффективной
• Оглянитесь назад и посмотрите вперед
• Держите свою команду подотчетной
• Составьте повестку дня
• Держите вашу команду в фокусе
• Оставьте место для идей
• Запросите отзыв знать, почему у вас есть один в первую очередь. Недостаточно сказать: «Мне нужно обновление статуса» — вам нужно знать, что вы будете делать с этим обновлением впоследствии. Это означает, что вы идете с четкими целями встречи, которые держат все в нужном русле. Вы сможете быстрее поставить галочки, если вы и ваша команда заранее будете знать цель встречи.
  2 Попросите свою команду подготовиться

  Следует признать, что статусные совещания могут отнять у вашей команды время, которое она фактически тратит на работу. Они займут меньше времени, если вы подготовите всех. Например, вы можете попросить свою команду создать трехминутную презентацию перед собранием о том, на каком этапе проекта они сейчас находятся. Другой вариант — попросить каждого члена команды назвать проблему, с которой он столкнулся на прошлой неделе. Когда все приходят подготовленными, ваша встреча, скорее всего, не изменится.

  3 Эффективность Эффективные встречи начинаются с приглашения на встречу только основных игроков команды — как правило, не более восьми человек.

  Есть несколько других шагов, которые вы можете предпринять, чтобы провести эффективное совещание по статусу проекта. Эти шаги включают в себя: 

  1. Проводите собрания чаще. Часовые собрания раз в две недели тратят больше времени, чем экономят. Еженедельное совещание по статусу с исключительно быстрыми обновлениями означает, что на обновление статуса тратится меньше времени, даже если технически совещания проводятся чаще.
  2. Назначить хронометриста. Хронометрист сообщит всем, когда на каждый пункт повестки дня останется всего несколько минут. Таким образом, вы не переусердствуете и не проведете слишком длинную встречу.
  3. Отправьте форму обновления. Перед собранием попросите каждого члена команды заполнить форму статуса. Короткая форма лучше — просто «сколько времени вам понадобится для этой задачи» и «что вы сделали» должны помочь. Эти формы могут точно сказать вам, где все находятся в проекте перед вашей встречей. Затем вы можете использовать статусную встречу, чтобы выяснить, как приблизить всех к своим целям.
  4. Обсудите задачи вне собрания. Статусные встречи предназначены для обсуждения сроков и ресурсов. Они не для того, чтобы указывать членам вашей команды, как выполнять свою работу. Члены команды также не должны просить инструкций, хотя они могут попросить дополнительные ресурсы и помощь от других членов команды. Вопросы о том, как выполнять работу, должны прийти к вам позже — электронные письма, мгновенные сообщения и встречи один на один — все это отличные методы.
  4 Смотреть назад и смотрите вперед

  Смотреть вперед и назад означает говорить о ближайшем прошлом и будущем, скажем, о двухнедельном периоде. Таким образом, ваша команда остается в курсе только «сейчас» и любых проблем ближайшего будущего. Это также отличный способ ознакомиться с недавней работой и поделиться положительными отзывами с членами вашей команды об их недавних достижениях. Тем не менее, если один из членов вашей команды поднимает проблему, которая может стать серьезной в будущем, вам все равно следует решить ее сейчас.

  5 Привлекайте свою команду к ответственности

  Если вы не привлекаете к ответственности членов вашей команды, они с большей вероятностью будут скрывать от вас проблемы и опасения до последнего момента. Это создает проблемы только для своевременной сдачи работы. Ниже приведены несколько способов, которыми вы можете привлечь свою команду к ответственности во время статусных совещаний.

  • Начинайте статусные встречи с обзора. Каждое совещание следует начинать с напоминания о статусе каждого члена команды. Это хорошо как для управления проектами, так и для прозрачности. Когда члены команды знают, что им нужно обсудить свой прогресс с группой, они с большей вероятностью сделают свою работу, чтобы избежать напряженности.
    
  • Честно говоря о последствиях. Понятно, что в определенных ситуациях члены команды могут не уложиться в сроки. Это будет обсуждаться на ваших статусных встречах, и это ваше время, чтобы мягко, но твердо действовать в соответствии с этим. Напомните всем о том, что может произойти, если вы не уложитесь в сроки, чтобы у них была мотивация приходить вовремя и двигаться вперед.
    
  • Назначение сроков выполнения. Во время совещаний вы можете устанавливать реалистичные сроки, чтобы не опаздывать с работой. Когда члены вашей команды знают эти сроки заранее, они будут примерно знать, сколько времени потребуется, чтобы все сделать. Таким образом, они могут сбалансировать свое расписание, чтобы не перегружаться в последнюю минуту.
  6 Создайте повестку дня

  Повестка дня определяет цель вашей встречи и помогает вашей команде не сбиться с пути. Для статусных совещаний в вашей повестке дня должно быть время для обсуждения обновлений по каждой задаче. В вашей повестке также должно быть указано, сколько времени вы потратите на каждую тему, и в конце должно быть время для вопросов.

  Если вы не знаете, как создать повестку собрания, вы можете включить следующие темы: 

  • Быстрый просмотр текущего состояния
  • Оглядываться назад и смотреть вперед
  • Обновления от руководителей задач
  • Текущие или потенциальные проблемы ближайшего будущего
  • Время для вопросов
  • Резюме

  Перед каждой встречей вы должны отправить повестку дня встречи всем, кого вы пригласили, поэтому они заранее знают, чего ожидать.

  7 Держите вашу команду в фокусе

  Проведение эффективного совещания по статусу означает, что ваша команда будет сосредоточена и не отклонится от намеченного пути. Это не всегда легко — иногда члены команды хотят обсудить свои собственные победы и проблемы, выходящие за рамки повестки дня. Из-за этого ваша встреча может затянуться и выйти за рамки темы.

  Если это похоже на то, как обычно проходят ваши собрания, вам следует выбрать члена команды в качестве ведущего собрания. Таким образом, когда встреча уходит от темы и нужно перейти к следующему пункту, у вас есть кто-то, кто может это сделать. Если кто-то поднимет вопрос, который не совсем подходит для встречи, попросите его довести его до вас через некоторое время.

  8 Оставьте место для фантазии

  Идеи могут возникать несколькими способами: мозговой штурм, мозговой штурм, тайм-боксинг, метод «лучших худших идей». Изучите эти подходы и посмотрите, какой из них может сработать для вашей команды — возможно, все они. В любом случае, идеи, которые вы все придумываете, могут помочь вам добиться нужного статуса. Совещание, на котором нет времени для решения проблем и критического мышления, не поможет вам сделать все быстрее.

  9 Запросить отзыв 

  Есть ли у вашей команды какие-либо комментарии по поводу того, как вы проводите совещания по статусу? Ваши встречи длятся слишком долго? Вы не узнаете ответы, если не спросите свою команду. После первых нескольких встреч разошлите электронное письмо с анонимным опросом и спросите у членов команды, что они думают. Их ответы покажут вам, как улучшить и что нужно продолжать делать хорошо. И получить нужный инструмент для совещаний в рулевой рубке стало проще.

  Цель статусной встречи

  Статусные встречи важны по ряду причин, включая следующие.

  • Мониторинг проектов
  • Решение проблем
  • Принятие ключевых решений
  • Обновление задач
  • Составление бюджета
  • Приоритизация задач
  • Определение (и уточнение) целей проекта 0006

    6

    6 Коммуникация

    6

    Разрешение конфликтов

    Планирование следующих шагов

  1 Мониторинг проектов

  Регулярные совещания по статусу помогут вам увидеть, завершит ли ваша команда проект вовремя в соответствии со стандартами клиента. Вы также можете определить любые неожиданные препятствия и немедленно принять меры.

  2 Решение проблем 

  Еженедельное или ежемесячное совещание по статусу дает вашей команде возможность решить проблемы со всей группой. Это лучше, чем халтурить в одиночестве. Кроме того, два разума лучше, чем один — группа может быстрее устранять заминки и быстрее продвигать проект вперед.

  3 Принятие ключевых решений 

  Вполне вероятно, что в какой-то момент вашего проекта несколько членов команды столкнутся с препятствиями, которые трудно преодолеть. Когда вы встречаетесь со всей своей командой для обновления статуса, вы можете обсудить новые идеи для преодоления этих проблем. Это означает, что большее количество проблемных областей может быстрее перейти от «незавершенного» к «завершенному».

  4 Обновление задач 

  Одна из основных причин, по которой вы проводите совещание по статусу, – это возможность увидеть, как все продвигаются по своим задачам. Статусная встреча — это ваше время для обновления каждой задачи в вашей системе управления проектами. Таким образом, вы можете действовать сейчас, если видите, что проект может отстать, или отпраздновать, если вы опережаете график.

  5 Составление бюджета

  Составление бюджета идет рука об руку с контролем состояния вашего проекта. В конце концов, если ваш проект отстает от графика, вам, возможно, придется потратить больше денег, чтобы наверстать упущенное. С другой стороны, если вы опережаете график, вы, вероятно, сможете найти больше места для маневра в бюджете. И затем вы можете потратить больше на проект или сэкономить деньги на оценочной стоимости — и то, и другое может завести вас довольно далеко.

  6 Приоритизация задач

  Совещание по статусу — отличное время для приоритизации задач. Для этого попробуйте руководить своими встречами с отношением «сейчас, потом и в будущем». Например, задайте такие вопросы, как: Над чем все работают в настоящее время? Какими будут следующие шаги после этого? А что в долгосрочной перспективе? Но будьте осторожны с последним вопросом. Настройка задач на месяцы может быть слишком сложной для некоторых членов команды. Возможно, вам лучше сосредоточиться на двух-трех неделях вперед.

  7 Определение (и уточнение) целей проекта

  Совещания по обновлению статуса отлично подходят для того, чтобы увидеть общую картину. Для начала вы и ваша команда можете внимательно изучить свои цели и ключевые результаты (OKR). Затем вы можете добавить больше OKR или изменить текущие. Идея состоит в том, чтобы установить сроки и стандарты для вашей команды, чтобы вы могли создать отличный конечный продукт вовремя.

  8 Улучшение общения 

  Регулярные статусные встречи лучше подходят для общения. Они происходят в режиме реального времени, что является улучшением электронной почты. Они происходят лицом к лицу, что может быть лучше, чем виртуальные встречи и телефонные звонки. Они также могут укрепить доверие между вами и членами вашей команды и позволить всем участвовать в процессе принятия решений. Кроме того, они являются отличным местом для членов команды, где они могут задавать вопросы, которые могут помочь вашему статусу стать «завершенным» раньше, чем позже.

  9 Разрешение конфликтов

  Вполне вероятно, что ваша команда в какой-то момент столкнется с конфликтом в рамках ваших проектов. Это не всегда означает кричать и кричать — это может просто означать разные мысли о том, как решить проблему. Совещания по статусу — отличное время, чтобы столкнуться с конфликтами лицом к лицу и быстро их разрешить. Хорошее управление конфликтами означает прислушиваться к тому, что говорят все, и использовать все это для поиска наилучшего решения. Это решение может помочь вашему проекту двигаться вперед.

  10 Планирование следующих шагов

  Каждая хорошая встреча приводит к плану действий. Пункты действий собрания, которые составляют этот план, дают всем много работы, чтобы сделать потом. Это особенно верно на статусных встречах, где весь смысл в том, чтобы убедиться, что все делают работу, чтобы добраться до финиша. Хорошая статусная встреча расскажет вам, как обстоят дела по телефону и , как добраться туда, куда вы направляетесь.

  Бесплатные шаблоны повестки дня статусного совещания

  Подготовьтесь к следующему статусному совещанию с сотрудником

  Регулярные совещания по статусу могут повысить производительность и вовлеченность сотрудников. Подготовиться к этим собраниям стало проще благодаря инструменту для составления повестки дня собраний и сбора анонимных отзывов команды. С Fellow вы можете делать и то, и другое, а также назначать задачи по мере их возникновения на ваших собраниях. Вы будете намного ближе к завершению своих проектов, прежде чем узнаете об этом.

  Советы для высокоэффективных руководителей

  9 Передовой опыт проведения эффективных статусных совещаний

  Как мы можем улучшить статусные совещания? Как одна из наиболее распространенных причин, по которой мы собираемся в организации, статусные встречи происходят постоянно.

  Как правило, они требуют больших затрат времени и усилий внутри организаций.

  Возможно, первое, на что следует обратить внимание с точки зрения улучшения статусных совещаний, это то, что мы часто игнорируем: Должна ли это быть совещание?

  Когда мы смотрим на обычное , если у нас есть дерево решений собрания , которое поможет нам принять решение о проведении собрания, информационные собрания часто не подходят.

  • Нам не обязательно принимать решение.
  • Нам не обязательно нужен чей-либо ввод.
  • Нам всем не обязательно участвовать в обсуждении.

  Проще говоря, не обязательно проводить много статусных совещаний. Вместо этого многие встречи по обновлению статуса могут быть электронными письмами, заметками, тредами на платформах для совместной работы, таких как Slack, или быстрыми самостоятельными встречами между коллегами. Многие статусные встречи проводятся по традиции: «Мы всегда проводим статусные встречи в понедельник утром». «Среда предназначена для обновлений команды».

  Так что, возможно, лучший и самый простой способ улучшить статусные встречи — просто не проводить их.

  Это не значит, что вам нельзя проводить статусные встречи или что они не служат цели.

  • Возможно, мы являемся организацией, которая действительно ценит возможность собраться вместе, как одна команда, лично и услышать, что каждый думает.
  • У нас может не быть корпоративной культуры, в которой мы действительно читаем электронные письма, поэтому поместить всех в комнату, где у них нет другого выбора, кроме как получать информацию, может быть более реалистичным, чем предполагать, что люди начнут читать электронные письма.
  • И лично я на самом деле немного менее жестко отношусь к объединению людей, если это в конечном итоге означает, что в группе больше связи и сплоченности; группа людей, продуктивно отправляющих электронные письма из-за пределов своих кабинетов, мало что делает для создания культуры и духа товарищества, даже если это более эффективно.
  Передовой опыт проведения статусных совещаний – определение цели

  Но, поскольку вам предстоит статусное совещание, возможно, стоит провести себя или свою команду с помощью простого упражнения, которое поможет понять суть вопроса. Это особенно верно, если это ежемесячная или еженедельная статусная встреча. Это повторение означает реальные инвестиции со стороны организации.

  Чтобы сфокусировать внимание на совещании по статусу — или любом совещании в этом отношении — мне нравится что-то в духе «Пяти почему». (Существует ряд подобных схем с более или менее раундами вопросов «почему», но пять, кажется, довольно хорошее число для использования.) Это довольно простой процесс, чтобы добраться до сути того, почему мы встречаемся. Вы задаете вопрос, затем отвечаете на него, затем спрашиваете, почему и так далее.

  Например:

  1. Почему мы встречаемся в понедельник утром?

  Мы всегда обновляли статус в начале недели.

  2. Почему?

  Итак, команда знает, чем все остальные занимаются на этой неделе.

  3. Почему?

  Для лучшей совместной работы над проектами.

  4. Почему?

  Чтобы поделиться передовым опытом из нашего прошлого опыта.

  5. Почему?

  Чтобы не совершать ошибок, которые мы уже исправили.

  Если наше статусное собрание действительно направлено на предотвращение ошибок, это может привести к тому, что мы изменим повестку дня, формат, то, чем мы просим людей поделиться, или как мы настроим наше собрание, чтобы оно прошло успешно. Если, с другой стороны, мы прошли через этот процесс и поняли, что настоящая причина, по которой мы встречаемся, — это сплочение команды среди наших удаленных сотрудников, это говорит о другой программе или формате статусных встреч.

  Эффективные статусные совещания – подготовка к обновлениям

  Теперь, если предположить, что это статусное совещание все же состоится, мы можем улучшить его несколькими способами. Каковы общие жалобы?

  • Наши статусные встречи слишком длинные.
  • Наши совещания по статусу неэффективны; они не имеют отношения ко всем в комнате.
  • Мы тратим слишком много времени на подготовку к нашим совещаниям.

  Возможно, вы захотите изменить что-то еще в этих встречах, но мы в основном сосредоточимся на проведении эффективных статусных встреч с точки зрения времени, эффективности и вовлеченности.

  Если мы идем на это собрание по обновлению, говоря, что мы не обязательно пытаемся добиться действий или принять решение, то наша цель, как правило, состоит в том, чтобы поделиться информацией.

  В этом ключе первый и простой шаг — подготовить людей к статусным собраниям до того, как они войдут в комнату. Это может быть так же просто, как написать всем по электронной почте и сообщить им, что они ожидают, что они готовятся к встрече. Вы можете подумать, что об этом не нужно говорить, но это может иметь большое значение. А затем уточните, что вы хотите, чтобы сотрудники были готовы.

  Конечно, попросить кого-то «рассказать немного о вашем проекте» — это не то же самое, что попросить коллегу, например:

  • «Предоставить группе три самых важных обновления за прошедшую неделю»
  • «Подготовить 5-минутную презентацию по проекту»
  • «Предложите две победы, которые у вас были, и две проблемы, с которыми вы сталкиваетесь».

  Наши статусные собрания могут быть не такими, как мы хотим, потому что мы на самом деле не ясно представляли себе, чего хотим. Или, может быть, была ясность два года назад, когда мы начали эти встречи, и теперь команда изменилась, и новая группа никогда не была проинформирована о том, что нужно готовить.

  Точно так же эти статусные встречи могут быть хорошо обслужены, если сотрудники отправят часть того, что необходимо передать заранее. Если это большая группа, и каждый из 10 человек отправляет электронные письма перед встречей, за этим нужно следить. Для кого-то это означает больше работы, но вы можете получить лучшие результаты, если эти 10 электронных писем будут отправлены одному человеку, который затем соберет их в один связный документ. 10 людям легче следить за тем, чтобы прочитать одну вещь перед встречей, чем 10.

  Другими словами, в исходной системе все 10 сотрудников отправляют обновления 9 сотрудникам и получают обновления от 9 сотрудников. Это 90 писем для чтения и отслеживания, за встречу .

  Напротив, если лицо, проводящее совещание по статусу, сопоставляет обновления от других 9 человек и помещает их в одно электронное письмо, система увидит 9 электронных писем одному человеку плюс 1 обратное электронное письмо другим 9. В этом случае команда только должен отслеживать 9 полных электронных писем.

  Гораздо проще попросить кого-то посмотреть один документ, чем искать девять разных. Это по-прежнему имеет значение, если это всего четыре человека, но действительно имеет значение, если это 20 человек. Чем больше электронных писем мы отправляем, чтобы сообщить людям о статусной встрече, тем больше вероятность того, что некоторые из них будут потеряны, не открыты или не прочитаны. Это приводит к разочарованию и потере времени.

  Мы также знаем, что всегда есть склонность откладывать дела на потом, поэтому, если ваши документы по подготовке к совещанию выходят за час до совещания, маловероятно, что кто-то прочитает их заранее. Опять же, больше разочарования.

  Эффективные статусные совещания – время в учебном зале

  Если мы сдадимся идее, что люди не будут читать электронные письма заранее, мы можем превратить это в реалистичную повестку дня статусных совещаний. Мы избавляем людей от домашних заданий, но, по сути, создаем небольшой учебный зал в начале делового собрания. Является ли это наиболее эффективным использованием встречи? Нет, но, возможно, это более реалистично. Реалистичная повестка дня собрания может быть лучше, чем идеальная повестка дня, которая на самом деле не отражает того, что произойдет в зале, как мы надеемся.

  Другая сторона этого подхода в учебном зале заключается в том, что люди могут не очень хорошо собраться с мыслями, прежде чем войти в комнату. Затем все остальные в комнате расплачиваются за эту неподготовленность. Если мы просто даем людям несколько минут в начале встречи, чтобы собраться с мыслями, это может означать, что остальная часть встречи будет более сплоченной и целенаправленной. Даже раздача карточек для заметок и просьба к людям записать свои три главных очка могут иметь большое значение по сравнению с командой, коллективно занимающейся обновлением своего статуса. Что может быть краткими 3 минутами на человека с 3 минутами на подготовку в команде из 10 человек — всего 33 минуты — может превзойти встречу без времени на сбор мыслей, когда эти 10 человек тратят по 5 минут на каждого, что в сумме дает 50 менее сосредоточенных минут. .

  Передовой опыт проведения статусных совещаний – сведение к минимуму PowerPoint

  Кроме того, с точки зрения улучшения статусных совещаний с точки зрения подготовки к совещанию, я бы критически взглянул на то, как люди представляют свою информацию команде. Никого не удивляет, что сердцем статусных совещаний часто является PowerPoint. Но мы редко уходим с совещаний PowerPoint, думая, что это хорошее использование времени. Если люди действительно тратят время на организацию своих мыслей и составление схемы, а затем на создание колоды, а затем на ее репетицию, затраты времени на очень короткую, но хорошо продуманную презентацию могут исчисляться часами. С другой стороны, мы чаще видим, что кто-то тратит некоторое время на обдумывание презентации, а затем в основном пишет текстовый план в PowerPoint только для того, чтобы рассказать план всем остальным, слайд за слайдом. В обоих случаях количество вложенного времени по сравнению с эффектом от подготовки совершенно не сбалансировано.

  Здесь мы должны задать вопрос: Должна ли культура наших статусных совещаний проистекать из презентаций PowerPoint? Ответ может быть да. Но есть много обновлений статуса, которые совершенно хороши в качестве простого разговора или чего-то, где люди смотрят на раздаточный материал или общий файл вместо просмотра слайдовой презентации.

  Если у вас есть пять человек, каждый из которых тратит по два часа на подготовку 10-минутной презентации PowerPoint, которая будет представлена ​​во время часовой встречи, общее время, затраченное командой до встречи, составит уже 10 часов. Это не обязательно хорошо проведенное время.

  Кроме того, люди, как правило, более позитивно относятся к встречам, на которых им не нужно тратить время, которое не кажется потраченным с пользой; группа, как правило, благодарит вас за то, что вы сократили количество презентаций в PowerPoint, которые они просматривают.

  Повестка дня, формат и время собрания

  Следующее, о чем я хотел бы подумать, это формат, в частности, повестка дня собрания. (Конечно, это также будет связано с целью встречи, которую мы получаем из упражнения «Пять почему».) Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что к старым планам следует относиться критически. Многие статусные встречи растягиваются на месяцы или годы. Мы повторяем одну и ту же повестку дня снова и снова. Со временем это становится традицией, но не функциональной. Опять же, если предположить, что мы по-прежнему хотим провести это статусное совещание, должны ли мы продолжать подходить к нему так же?

  Кроме того, если вы считаете, что имеет смысл задействовать людей для проведения презентаций, подумайте о структурированных, эффективных, убедительных и привлекательных форматах. Такой стиль, как Pecha Kucha или Ignite, может подойти. Используя 20 слайдов со строгим 15- или 20-секундным ограничением на каждый и более визуальный подход, докладчик должен создать короткую, но очень целенаправленную и удобоваримую презентацию. Подобные форматы не дают нам уйти в сторону и, как правило, доставляют удовольствие аудитории.

  Другим важным соображением при улучшении статуса или информационных встреч является ограничение реального времени. Может быть, это 3, 5 или 10 минут. Но действительно придерживайтесь этого. Отсутствие ограничения по времени увеличивает вероятность того, что встреча продлится дольше, чем нужно. Убедитесь, что это ясно, когда вы просите людей подготовиться. И убедитесь, что это ясно, когда вы находитесь в комнате. Вы можете использовать таймер обратного отсчета или провожать людей музыкой, как это делают на церемониях награждения.

  С ограничениями по времени, также подумайте о том, как долго люди могут продержаться, прежде чем их истощат. У многих людей есть истории об эпических статусных встречах, которые длились все утро или весь день и продолжались часами. Рассмотрите возможность добавления перерывов, по крайней мере, на часовой отметке. Они не должны быть длинными, но прохождение через них в конечном итоге может быть более болезненным, чем время, потраченное на перегруппировку и обновление.

  Передовой опыт проведения встреч по статусу – прогулка по галерее

  Еще одно изменение формата заключается в отходе от группы из дюжины человек, сидящих за столом и проводящих презентации «один ко многим»; т. е. один человек говорит, а все остальные слушают, затем говорит кто-то другой, а все остальные слушают. Здесь может хорошо работать «прогулка по галерее». В комнате вы расклеивали большие клейкие листы размером с мольберт или доски для плакатов. В крайнем случае может сработать даже склеивание обычных листов бумаги. Каждый, кто будет обновлять группу, получает газету или станцию ​​и пишет, что нового или актуального. Затем все в группе бродят по комнате — как будто посещают художественную галерею — и читают то, что там есть. У людей также обычно есть возможность комментировать, оставлять заметки или разговаривать с владельцем станции, опять же, как встреча с художником в галерее. Это, очевидно, более увлекательно и динамично, чем молча сидеть за столом и слушать, как люди разговаривают. Но это также помогает группе перейти к более значимым и актуальным взаимодействиям один на один, а не к презентациям один ко многим. Мы знаем, что многие потери и разочарование на статусных или информационных встречах происходят из-за того, что люди задают вопросы или вступают в дискуссии, которые важны только для этой пары, а не для всей комнаты. Другой формат может помочь людям общаться и обмениваться информацией между людьми, которым это необходимо, и в то же время оградить невинных прохожих от неуместного перекрестного огня.

  Если вы хотите попробовать такой формат, как прогулка по галерее, но это онлайн-встреча, она все еще может работать. Вместо того, чтобы бродить физически, вы бы создали онлайн-станции. Это может быть не так красиво, но общий лист Excel может служить этой цели. Общий Word тоже подойдет. Также может работать более сложное программное обеспечение для визуальной совместной работы, такое как Mural или Miro, или более простой в использовании Jamboard.

  В общем, очень полезно позволить людям общаться и делиться небольшими моментами, которые не имеют отношения к большой группе. Во время прогулки по галерее кто-то может обсудить с докладчиком часть проекта, над которым они оба работают, предложить поговорить с кем-то еще или поделиться опытом из другого опыта. Наконец, нет никаких правил против того, чтобы просить всех в комнате сообщить о нескольких вещах, которые, по их мнению, были бы наиболее полезными для всей группы, так сказать, после закрытия галереи.

  Статусные совещания

  Обычный вопрос, который может возникнуть в связи с этой идеей ходить по комнате, заключается в том, должны ли ваши статусные совещания проводиться сидя или стоя. Постоянные встречи довольно в моде. Мысль такова, что, короче говоря, если мы сядем, мы устроимся поудобнее, и встреча продлится дольше. Стоять, кто бы ни был, означает, что мы будем лучше осознавать время, проведенное там, и быстрее продвигаться по повестке дня собрания. Конечно, проведите постоянное статусное собрание. Это действительно может пройти быстрее, но вряд ли действительно решит более структурные проблемы, связанные с тем, почему эта встреча не работает. Если уж на то пошло, вы также можете провести встречу, пока идете. Кроме того, стояние не означает, что люди придут более подготовленными или ограничат разговор тем, что имеет отношение ко всей группе. Стоять и двигаться, а не сидеть на стуле — хорошая практика. И не сидеть — прекрасный элемент для использования; просто помните, что боли в ногах — это не панацея для решения статусных встреч.

  Рекомендации по совещанию о статусе – отфильтрованные вопросы

  Настройка формата проще, чем обход галереи, – использовать процесс для фильтрации вопросов. Опять же, цель здесь состоит в том, чтобы продвигать вопросы, которые актуальны и полезны для группы, при этом сводя к минимуму время, затрачиваемое на вопросы, которые не имеют отношения ко всем. Мы хотим сократить количество времени, которое люди терпеливо сидят в комнате, слушая разговор двух коллег, который просто не имеет отношения ни к кому другому. Обычно происходит так, что либо участники задают вопросы докладчику во время презентации, либо мы ждем до конца и отвечаем на вопросы.

  Вместо этого попробуйте процесс, при котором люди записывают вопросы во время презентации, а затем все сразу делятся своими вопросами в большом быстром информационном валу в конце. Ведущий или волонтер записывает эти вопросы. Это может занять 2 минуты. Затем у докладчика есть возможность ответить на эти вопросы так, чтобы это имело больше смысла, особенно если мы наложим ограничение по времени на период ответа. Часто первый заданный вопрос не является самым важным или даже актуальным для всех. Это может быть четвертый или пятый вопрос, на который группа действительно должна тратить свое время. Предоставление всего сразу позволяет выступающему сконцентрироваться на том, что важно, а затем свести к минимуму то, что не так важно, и, возможно, индивидуально связаться с людьми, у которых есть более узкоспециализированные вопросы или комментарии.

  Точно так же простое разделение аудитории на небольшие группы или пары после презентации может помочь отсеять плохие вопросы, добавить энергии и вовлеченности в статусную встречу, а также выделить идеи и темы, наиболее актуальные для группы. Опять же, это может занять 2-4 минуты и сэкономить гораздо больше времени в целом. Чем больше группа, тем больше смысла в процессе фильтрации. Это особенно верно для больших презентаций или лекций, когда мы часто получаем случайные вопросы из зала, когда у нас очень ограниченное и ценное количество времени для вопросов и ответов. В результате мы часто видим, как на таких мероприятиях зрителей просят написать свои вопросы, а затем отправить их; на небольших статусных встречах мы делаем что-то подобное, но в меньшем масштабе.

  Передовой опыт проведения совещаний по статусу – дополнительное время для совместной работы

  В конечном счете, одна из причин, по которой мы проводим информационные совещания, заключается в том, чтобы все находились в одной комнате в одно и то же время, чтобы обсудить важные вопросы и одновременно коснуться базы. Это может быть вложением времени, когда мы помещаем 10 человек в комнату на час в надежде, что это сэкономит нам больше времени в конце недели или месяца. Если цель состоит в том, чтобы соединить людей, может быть полезно просто снять перчатки и позволить людям общаться и общаться в этом общем времени и пространстве. Здесь подумайте о смене формата, чтобы это не было 60 минут обычной статусной встречи, т. е. 10 человек, сидящих за столом. Вместо этого попробуйте планировать более короткие презентации или обновления, чтобы обычная встреча длилась всего 30 минут, но затем мы зарезервировали это время, чтобы собрать команду вместе, и даем людям 30 минут для общения в небольших группах или один на один.