Вот как успешные люди отменяют встречи, говорят стэнфордские исследователи

Много лет назад я работал с парнем (назовем его Ларри), который считал, что его хорошая работа принесет ему карточку «Бесплатно освободитесь из тюрьмы». любую встречу, на которую он не хотел бы идти.

Невозможно было прожить целый день, не услышав, как он в самый последний момент сказал: «Давай отменим, я не могу». Это повлияло на мою веру в надежность и надежность Ларри, и я уверен, что другие чувствовали то же самое. Но Ларри не единственный человек, виновный в этой вредной привычке.

Почему многие из нас обещают что-то сделать, а потом «отменяют», когда приходит время? Мы не хотим разочаровывать людей, поэтому берем на себя чрезмерные обязательства. Говорить «нет» — отстой, поэтому мы говорим людям то, что они хотят услышать.

Но как генеральный директор, который также занимал руководящие должности более 20 лет, услышать, как кто-то говорит «давайте отменим» в 11 часов, звучит так, будто ногти царапают по классной доске.

Почему? Потому что так много людей используют это слово слишком небрежно, не задумываясь, насколько оно раздражает и неуважительно по отношению к другому человеку. Они предполагают, что это почти то же самое, как если бы они заставил выполнить свои обязательства.

Правильный способ «отмены»

Я понял: всякое бывает. Какой бы ни была причина, время может быть неудачным, и у вас нет другого выбора, кроме как отказаться или отложить встречу.

Но самые успешные люди овладели лучшими стратегиями отмены встречи; они знают, когда, почему и как это сделать таким образом, чтобы защитить как свой график, так и свою репутацию.

Искусство отмены встречи лучше всего описано в рекомендациях Стэнфордского университета по передовым методам проведения встреч. По словам руководителей школы и академических исследователей, вот наиболее эффективные способы взять на себя ответственность за свои обязательства, сохраняя при этом ваши профессиональные связи:

1. Быстро отвечайте на приглашения, нажимая «принять», «отклонить» или «под вопросом». Это простой шаг, который занимает всего несколько секунд! Если вы уже знаете, что с вероятностью 99 % вы не сможете прийти на встречу, нажмите «Отклонить». Слишком часто они решают ответить позже и просто оставляют приглашение в папке «Входящие» на несколько дней. Но когда прокрастинация приводила к положительному результату?

Если вы не уверены и искренне думаете, что в этот день или неделю вы будете перегружены работой, нажмите «Предварительно». Вы даже можете попросить больше времени, чтобы все обдумать. Возможно, тема встречи не является для вас приоритетной прямо сейчас или вы не уверены, насколько она важна для вашей роли.

Будьте разборчивы в своих обязательствах. Вам не нужно браться за все и говорить «да» на каждой встрече.

Помните, что вежливо информировать организатора, чтобы он мог лучше принять решение о том, нужно ли отменить собрание, перенести его или оставить как есть.

2. Уведомить участников как минимум за 24 часа до запланированного времени начала. Если вы уже сказали «да» на встречу, но позже понимаете, что на самом деле не можете прийти, дайте людям знать об этом как можно раньше.

Ожидание до последней минуты может иметь неприятные последствия. Как и у многих руководителей, у меня обычно есть время, чтобы просмотреть свой календарь только утром, поэтому любые изменения, внесенные в последний момент днем, могут легко остаться незамеченными. Затем, когда начинается собрание, я ловлю себя на том, что спрашиваю: «Где Ларри?»

(Нет ничего хуже, чем когда дюжина людей из разных уголков мира тратят время на звонок, который никуда не доходит, потому что пропали важные люди.)

3. Сообщите обновленную информацию или причину. Вам не нужно сообщать каждому участнику ; наиболее важными людьми обычно являются ваши руководители или ключевые члены команды.

Моя философия — всегда быть максимально честным и открытым. Если причина носит личный характер, и вы предпочитаете не делиться ею, сообщите им о личном вопросе, который требует вашего внимания. Поверьте, никто не собирается вас спрашивать. Просто используйте его экономно.

Что бы вы ни делали, не придумывайте неубедительные оправдания. Вот некоторые из них, которые я слышал слишком много раз:

• «Что-то случилось.» Хорошо сыграно. Оно намеренно двусмысленно и может означать что угодно, от «Я слишком устал/в плохом настроении для этого» до «Я пытаюсь пойти на обед пораньше». Неплохо. Это заставляет вас казаться занятым. Но есть высокий риск получить эту награду: ваш босс может задаться вопросом, в чем проблема.0023, чтобы сделать это». Никаких шансов. Организатор знает, что вы не придете, и вы тоже это знаете. Голова в конференц-зале всего на несколько секунд: «У меня есть клиент, с которым мне нужно иметь дело. Извините!» Серьезно?

4. Будьте уважительны в том, как вы сообщаете свою причину. Лучше сообщить им об этом лично, но электронное письмо подойдет, если у вас действительно мало времени. Не отправляйте текст или Slack. Что еще более важно, не вставляйте смайлик в виде смайлика.

Даже если у вас есть веская причина, отказ от участия в совещании часто создает давление на других членов команды, поэтому будьте искренними, уважительными и информативными в своем сообщении. Используйте такие фразы, как:

• «Я понимаю, насколько это важно…»
• «Мне очень жаль, но мне нужно изменить расписание…»
• «Давайте перенесем это как можно скорее.. .»
• «Я свободен в следующий [X ДЕНЬ] между [X И X ВРЕМЯ ДНЯ]…»
• «Извините, я не могу прийти на эту встречу, но, пожалуйста, сообщите мне о любой важной заметки…»

Кроме того, если встреча записывается, вы можете проявить уважение к времени ваших коллег, прослушав аудиозапись и проактивно дав обратную связь после нее.

5. Блокируйте время в своем календаре, когда вы недоступны. Время блокировки — один из самых эффективных способов избежать необходимости говорить «давайте отменим» в первую очередь.

Марк все ! Это включает в себя время отпуска, а также настройку вашего календаря, чтобы показывать, когда вы регулярно отсутствуете в офисе. Если это личное обязательство, просто пометьте его как «недоступно».

Ваши ближайшие коллеги могут знать, что вы работаете по необычному графику, но другие могут не знать и могут попросить о встрече с вами до прибытия вашего поезда утром или после того, как вы уйдете забрать детей из школы.

Помните о таких вещах, как крайние сроки, сколько времени займет задание или какие конкретные дни или недели потребуют больше вашего внимания и времени.

Управляйте своим временем и делайте то, что говорите

Тот факт, что существует «правильный способ» отменить встречу, не означает, что вы все еще можете делать это регулярно. Последнее, что вы хотите, чтобы вас называли «последовательным отменителем».

Сотрудники, которые постоянно берут на себя обязательства, а затем отменяют их, в конце концов скатываются в кроличью нору, пропуская звонки, не выполняя задания (или выполняя их некачественно) и систематически опаздывая. Они не только становятся ненадежными, но и становятся обязательством для своих работодателей.

И вскоре им больше не придется беспокоиться об этих «раздражающих встречах», потому что их больше не будут приглашать. (То же самое касается всех этих карьерных назначений.)

Будьте разборчивы в своих обязательствах. Вам не нужно браться за все и говорить «да» на каждой встрече. Если вы действительно перенапрягаетесь, так и скажите. Это может быть рискованно, если собрание созывает ваш босс, но все же лучше быть прозрачным, чем играть в игры.

Гэри Бернисон — генеральный директор Korn Ferry , глобальной консалтинговой фирмы, которая помогает компаниям выбирать и нанимать лучших специалистов. Его последняя книга, бестселлер New York Times, «Потеряй резюме, получи работу», говорит откровенно, что никто — ни супруг, ни партнер, ни наставник, ни кто-либо другой — вам не скажет. Следуйте за ним на LinkedIn здесь .

Понравилась эта история? Подпишитесь на CNBC Make It на YouTube!

Не пропустите:

• 7 лет назад Google решил выяснить, что делает команду «идеальной» — и то, что они обнаружили, шокировало других исследователей. Наука говорит, что это лучшее время для этого
• Хватит спрашивать «как дела?» Исследователи из Гарварда говорят, что именно так поступают успешные люди во время светской беседы

Закрытие встречи | Деловой английский

Завершение

Встреча заканчивается по разным причинам. Время может истечь, или все пункты в повестке дня могут быть отмечены флажком. Некоторые встречи заканчиваются раньше, чем ожидалось, а другие задерживаются. В неурочное время встреча может быть прервана из-за неожиданной проблемы или обстоятельства. Вот несколько способов прервать собрание:

• Похоже, у нас мало времени, так что, пожалуй, мы закончим здесь.
• Думаю, мы рассмотрели все в списке.
• Думаю, на сегодня все.
• Ну, посмотри-ка… в кои-то веки мы закончили досрочно.
• Если больше нечего добавить, думаю, на этом закончим.
• Боюсь, нам придется прервать эту встречу. Меня только что проинформировали о проблеме, которая требует моего немедленного внимания.

Напоминания

Почти всегда есть что сказать напоследок, даже после заключительного слова. Председатель может закрыть собрание, а затем сделать напоминание в последнюю минуту. Можно также упомянуть инструкции по уборке комнаты.

• О, прежде чем уйти, не забудьте подписать лист посещаемости.
• Чуть не забыл упомянуть, что в следующем месяце мы планируем банкет для персонала.
• Выходя, не забудьте положить бюллетень в урну.
• Если я еще не сказал этого, пожалуйста, не забудьте представиться новым ученикам.
• Могу я еще раз привлечь ваше внимание? Я забыл упомянуть, что любой, кто хочет забрать домой остатки еды, может прийти.
• Если бы вы все могли вернуть свои стулья в комнату 7, мы были бы признательны.
• Пожалуйста, возьмите с собой все свои бумаги и выбросьте весь мусор на выходе.

Спасибо и поздравления

В конце собрания также можно поблагодарить всех, кого не поблагодарили в начале собрания, или всех, кто заслуживает второго спасибо. Здесь также можно поздравить или пожелать удачи тому, кто испытал что-то новое, например, повышение по службе, женитьбу или рождение ребенка.

• Прежде чем я вас отпущу, давайте все вместе скажем большое спасибо ( все хлопают ) Томасу за то, что он испек это вкусное печенье.